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Beschreibung

Willkommen in der Behörde von Morgen. Wir arbeiten an routinebrechenden Lösungsansätzen für die Verwaltung der Zukunft.

Theaterregisseurin Leonie Pichler, Stadtentwickler Matthias Burgbacher, Designforscherin Andrea Augsten und Musikmanagerin Julia Wartmann arbeiten mit Mitarbeiter*innen der öffentlichen Hand und ihren Kund*innen, also uns Bürgern, an routinebrechenden Lösungsansätzen für die Verwaltung der Zukunft.

In diesem Lab treffen zwei Welten aufeinander: die öffentliche Verwaltung und die Kultur- und Kreativwirtschaft. Die eine Seite, die Kreativen, stehen oftmals für innovative, flexible und effiziente Arbeitsprozesse, während sich die andere Seite, laut Forsa 2015, gegen ein „ineffizientes und schwerfälliges“ Image wehren muss.

Wir identifizieren bis zu 11 Bürokratie-Routinen, die innoviert werden sollten und entwickeln, gemeinsam mit Bürger*innen und Mitarbeiter*innen des öffentlichen Sektors in kollaborativen Interaktionsformaten jeweilige Lösungsmöglichkeiten.

Im Herbst eröffnen wir dann schließlich eine Zukunfts-Behörde, in der mit Inszenierungen, Workshops und Vorträgen die Ergebnisse des Labs erlebbar gemacht werden. Nach dieser Erfahrung werden sich die Bürger*innen auf ihre nächste Steuererklärung freuen. 

Ort: Heidelberg

#AuA11

Team

Matthias Burgbacher

Matthias ist Co-Founder des Unternehmens PLAN:KOOPERATIV, das Partizipationsprozesse in Städten und Kommunen plant und umsetzt. Im Unterschied zu klassischen Moderationsbüros gehören hier künstlerische Interventionen im öffentlichen Raum und webbasierte E-Partizipationsangebote genauso zum Tagesgeschäft, wie klassische Workshops und Moderationen.

Leonie Pichler

Leonie ist Gründerin von BLUESPOTS PRODUCTIONS, einem multimedialen Theaterensemble. Sie schreibt und inszeniert Stücke in ihrem ganz eigenen Stil: innovativ, modern, multimedial, gerne mehrsprachig, an absurden Orten und immer ehrlich.

Julia Wartmann

Die Medien- und Musikmanagerin (M.A.) ist seit 2016 Geschäftsführerin des europäischen Newcomernetzwerks „local heroes“. Bevor sie 2010 zu diesem Projekt kam, war sie Teil der Projektleitung des Themenjahres „Jahr der Jugend“ in Magdeburg und koordinierte in diesem Zusammenhang über 200 kulturelle Veranstaltungen.

Ein*e Held*in kommt selten allein

Ein*e Held*in kommt selten allein

Am Tag, als die Kulturwelt sich gleich mehrmals wandelte, neue Denkweisen und Inszenierungen das Licht der Welt erblickten und Unterhaltung eine neue Bedeutung zugeschrieben wurde, an jenem Tag setzte auch die Renaissance des bürokratischen Heldentums ein.

Wir schreiben den 06. Oktober. Ein Datum, was sich für eine Musikwissenschaftlerin wie mich nach zwei Jahren Musikgeschichte uneingeschränkt festgesetzt hat:

  • 1600: Die erste vollständig erhaltene Oper der Musikgeschichte, Peris “Favola in Musica”, wird uraufgeführt.

  • 1889: In Paris eröffnet das “Moulin Rouge”, heute eines der berühmtesten Varietétheater der Welt.

  • 1927: In New York wird der erste abendfüllende Tonfilm der Geschichte vorgeführt.

Weltverändernd? Ja, schon. Vielleicht nicht unmittelbar und direkt spürbar, aber ja. Ungewohntes wagend? Ja. Neue Denkweisen etablierend? Ja. Genau so geht es mir und meinen Kolleg*innen aus dem AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN auch heute. Es ist der 06. Oktober 2017. Und wir stellen die steile These auf: Wir verändern den Blick auf die Bürokratie heute ähnlich dramaturgisch. Wir leiten das Heldenzeitalter der Bürokratie ein.

Wir gehen es von unten an. Wir suchen Heldengeschichten aus der Basis. Und eben jene Geschichten möchten wir erzählen. Wir möchten sie sichtbar machen, als Leuchttürme aufstellen und ihnen jene Ehre gebühren, die sie verdient haben. Wir verkünden die Vergabe des AWARDs FÜR BÜROKRATISCHES HELDENTUM. Wir ermutigen zu einer neuen Sicht auf die Bürokratie und auf diejenigen, die sich für diese einsetzen. Wir setzen ein Zeichen für MITEINANDER, für GEGENSEITIGE UNTERSTÜTZUNG und KOOPERATION. Zwischen Kolleg*innen, zwischen Ämtern und Bürger*innen und für eine offene und partizipative Demokratie. In der offiziellen Presseerklärung heißt es:

“Das AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN dankt mit diesem jährlich zu vergebenen Preis Mitarbeitenden in der Verwaltung sich kreativ an Problemlösungen zu probieren. Gleichzeitig wird damit bundesweit auf kleine Taten aufmerksam gemacht, die die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern stärken und als Gemeinschaft darstellen.” Damit unterstreicht das neu gegründete AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN die Bedeutung von Motivation und gegenseitiger Wertschätzung.

Der erste AWARD FÜR BÜROKRATISCHES HELDENTUM geht an die Stadt Heidelberg. Sie wird für ihr Engagement und die Bereitschaft gewürdigt, sich kritisch von einer Zukunftsbehörde, dem AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN, evaluieren zu lassen. Sie wird belohnt für ihren Mut neue Denkweisen zuzulassen, ihre Flexibilität unbürokratisch ein Praktikum zu vermitteln, geschützte Räume zu öffnen und Mitarbeitende kreativ einzubinden und ihr bürokratisches Querdenken.

Die kulturelle Mondlandung

Die kulturelle Mondlandung

Was geschieht, wenn Wissenschaft, Verwaltung und Kultur- und Kreativwirtschaft kollidieren? Und wer wird den Kampf David gegen Goliath gewinnen? Werden die Windmühlen besiegt und wo enden wir auf der Suche nach dem Passierschein A38?

Als wir am Anfang des Projektes standen, war klar: Wenn wir Bürokratie und seine Wahrnehmung verstehen lernen wollen, werden wir verschiedenste Geschütze auffahren müssen. Wir werden mit Bürgern sprechen, mit Menschen, die in Verwaltungen arbeiten, mit Unternehmern, die für Verwaltungen tätig sind – oder ganz und gar durch Förderungen von ihnen abhängig. Wir möchten erfahren, was bereits besonders gut läuft und an welcher Stelle es den Bruch gibt: Den Bruch zwischen der Arbeit in der Verwaltung und zu den Bürger*innen, ganz gleich in welcher Rolle sie auf Verwaltungen zutreten – als Privatperson oder als Geschäftsmensch. Zeitungs- und Fachartikel bilden mitunter ein ernüchterndes Stimmungsbild ab (hier unsere Top 5 zur Frage: „Warum wird Bürokratie kein Olympia-Gold holen?“):

-    Bürokratie ist aus Sicht von Unternehmensgründern in Deutschland die größte Belastung. (Studie der staatlichen Förderbank KfW, 2017)

-    92 Prozent der deutschen Mittelständler (N=400) stufen die Bürokratiebelastung als hoch bis sehr hoch ein. (TNS Emnid, 2015)

-    „Bürokratie bremst Integration“ heißt es in der Schlussfolgerung der Studie „Städte und Gemeinden in der Flüchtlingspolitik. Welche Probleme gibt es – und wie kann man sie lösen?“ (Stiftung Mercator, 2017)

-    Bürokratie an den Universitäten schadet der Lehre. (Institut für Demoskopie Allensbach, 2017)

-    Viele Ärzte empfinden den bürokratischen Aufwand als große Belastung, manche hält es sogar davon ab, sich selbstständig zu machen. (Ärztemonitor, 2016)

Aber ist es tatsächlich so schlecht um die Bürokratie bestellt, wie es Studien vermitteln? Was sagen denn die Mitarbeitenden in der Verwaltung? Sie sagen: „Ich möchte dazu ermutigen, nicht mutlos der Bürokratie gegenüber zu werden.“ „Ministerien sind einfach so große Tanker, das ist [...] ein Kraftakt.“

Wir graben tiefer und suchen weltweit nach Best-Practice-Beispielen, in denen Kultur- und Kreativwirtschaft dabei unterstützt hat, Probleme neu zu denken. Wir stoßen zum Beispiel in Sydney auf eine Straße, die im Sicherheitskonzept wie ein Musikfestival gedacht wurde, was dazu führte, dass Kriminalitätsraten sanken. Unter der Devise, den öffentlichen Sektor effektiver zu gestalten, sammelte Dänemark während der letzten Jahrzehnte viele nützliche Erfahrungen. 2002 wurde dort im Auftrag der dänischen Regierung das sogenannte „MindLab“ etabliert: Es handelt sich dabei um ein Experimentallabor für freies Denken, für ungewöhnliche Blickwinkel, für verrückte Ideen. „Stolze 130 Projekte stehen auf der MindLab-Erfolgsliste. Das thematische Spektrum ist breit, es reicht vom Klimawandel bis zur Integration von Migranten in den Arbeitsmarkt und der Verbesserung der Erwerbsunfähigkeitsrente, stets schwingt ein Hauch Idealismus mit“, resümiert DER SPIEGEL 2016.

Wieder einmal stellen wir fest: Es ist nicht schwarz um die Bürokratie bestellt. Nein. Es ist auch kein Kampf gegen Windmühlen. Wir sind David. Deswegen ziehen wir uns in den nächsten Tagen in unsere Höhle zurück, wir sortieren unser gesammeltes Wissen aus Erfolgsgeschichten, aus Geschichten aus dem Leben, aus den Leonies Praktika im BMWi und bei der Stadt Heidelberg. Wir werden Mind Maps basteln, wir werden bündeln, uns werden wieder einmal die Haare zu Berge stehen. Aber die letzten Monate schenken uns Mut, denn wir sind überzeugt, die kulturelle Mondlandung könnte nahen.

Das Geheimnis von Heidelberg #2

Das Geheimnis von Heidelberg #2

„Das Amt für unlösbare Aufgaben ist noch nie so wunderschön gescheitert wie in Heidelberg.“ Leonie Pichler  

Ich kam nach Heidelberg, um das Verhältnis zwischen Bürger, Bürokratie und Verwaltung weiter zu studieren und um neue Lösungen innerhalb der Stadt zu testen oder vorzuschlagen. Es ist unmöglich. Die Stadt steht da wie eine schöne Verheißung aus der Zukunft, die wir eigentlich mit erschaffen wollten. Und wie so oft im Leben werde ich wieder zur Schülerin und fange an, von dieser außergewöhnlichen Stadt zu lernen. Warum funktioniert hier alles so vorbildlich? Warum sind alle die mir begegnen glücklich? Sowohl BürgerInnen als auch Verwaltungsangestellte? Jemand aus Berlin würde das, was ich hier erlebe, für eine reine Utopie oder Rosamunde Pilcher Verfilmung halten. Langsam lerne ich, dass es nicht ein Geheimnis ist, welches die Stadt in Magie taucht, sondern viele kleine richtige Entscheidungen. Wagen wir also einen Blick in die Zukunft, beziehungsweise in die Gegenwart von Heidelberg.

Dezentrale Strukturen

Seit mehreren Jahren hat Heidelberg die Bürgerämter dezentral verteilt. Für 15 Stadtteile gibt es 10 Bürgerämter, die sich um die Belange ihrer Kunden kümmern. Bei einer Einwohnerzahl von knapp über 150.000 ist das ein relativ hohe Dichte und führt dazu, dass sich die durchschnittliche Wartezeit auf unter 10min pro Besucher berechnet. Nummern ziehen muss man hier schon lange nicht mehr. Und ich kenne keine andere Stadt deren Bürgerämter im google-ranking oftmals bis zu 5 Sternen haben.  

Kunden-Orientiert

Die BürgerInnen werden als Kunden gesehen. Lösungsorientiertes Denken und Handeln ist ganz normal. Natürlich versucht man für alle Fragen adäquate Hilfestellung zu leisten. Falls sich einzelne Fragen wiederholen, werden diese neu in der Stadt verhandelt. Es scheint ein permanenter Informationsfluss zu fließen, der alles miteinander verbindet.

Moderne Unternehmenskultur

Die Beamtenwitze bleiben einem hier im Halse stecken. Sie haben nichts mehr mit dieser Realität zu tun. Motivierte, ausgeglichene und freundliche Menschen begegnen mir. Es gibt einen riesigen Katalog für Fortbildungen der MitarbeiterInnen, einen eigenen Entwurf der Stadt für ein flexibles Rentenprogramm (Lebensarbeitszeitkonto) und seit Jahren ist die Stadt darum bemüht, eine familienfreundliche Arbeitgeberin zu sein. Es gibt mehrere Feedback-Gespräche mit allen MitarbeiterInnen im Jahr, welche auf Augenhöhe geführt werden und nicht als einseitiges Top-Down-Syndrom gelten. Home-Office ist kein Problem und kann individuell verhandelt werden. Die Stadt hat wenig Fluktuation und eine vorbildliche Mitarbeiterbindung.

Freelancer in der Verwaltung

Und nicht nur Beamte und Verwaltungsangestellte beleben die Ämter, sondern auch Externe werden halbtags oder auf Honorarbasis ins Boot geholt. Zum Beispiel in den Bereichen Design und Digitalisierung vertraut man auch Experten aus der freien Wirtschaft. So bleibt die Verwaltungsblase nicht geschlossen und öffnet sich für moderne Themen, Methoden und Arbeitsweisen.

Bürgerbeteiligung und Telefon

Die Meinung der BürgerInnen ist immer gefragt und wichtig. Ein Bürgertelefon nimmt Hinweise zentral entgegen, versucht zu helfen oder filtert die Anfragen für die jeweiligen Referate. Und auch für Beschwerden bei Kneipenlärm gibt es eine eigene Nummer, die nach 22h direkt an die Polizei weitergeleitet wird.

Eine meiner Lieblingsaktionen ist #holdenoberbürgermeister (https://holdenoberbuergermeister.de/). Eine Internetseite auf der BürgerInnen und Vereine ihre Ideen vorstellen können und einmal im Monat ein Treffen mit dem OB „gewinnen“ können. Sie müssen nur am meisten Votes oder Likes bekommen und damit vorab für eine Öffentlichkeit sorgen.

OB-Referat

Am meisten Einsichten bekomme ich in das OB-Referat und bin begeistert von der Leiterin Nicole Huber, die viele kluge Entscheidungen trifft um sich Spielräume zu schaffen und moderne Themen zu verankern. So war es ihre Idee, eine Stelle für Strategische Projektbegleitung einzuführen, welche spontane und individuelle Sonderaufgaben mit Kreativität und Kapazitäten umsetzen kann. Sie betreute die gesamte Bewerbungsphase für die Digitale Stadt und obwohl der Zuschlag an Darmstadt ging, veranstaltete Sie ein Dankesfest für alle Beteiligten. Und nicht zuletzt hat das AMT FÜR UNLÖSBARE AUFGABEN hier eine so schöne Heimat gefunden, weil Nicole Huber direkt JA gesagt hat.

In der ersten Oktoberwoche wird unser AMT für eine Woche in Heidelberg sichtbar und wir freuen uns, dass wir ohne es zu wissen die perfekte Stadt dafür gefunden haben. Wir werden zwar keine Vorher/Nachher Beispiele hier präsentieren können, aber befreit von Widerständen und Negativbeispielen kommen wir noch einen Schritt näher an die Zukunft, die wie präsentieren wollen.

PS: Das Schloss habe ich immer noch nicht gesehen. Kafka hat seine Macht über die Bürokratie in Heidelberg zwar verloren, aber das Schloss hat er noch in seiner Hand.

Das Geheimnis von Heidelberg #1

Das Geheimnis von Heidelberg #1

Leonies erster Tag in der Verwaltung von Heidelberg 

DAS GEHEIMNIS VON HEIDELBERG

So könnte die sympathische Lokal-Soap heißen, in die ich, ohne es zu wissen, geraten bin. Ein junges, cooles und engagiertes Team arbeitet im Rathaus und verkörpert verschiedene Identifikations-Typen für den Zuschauer:

Julia: die junge, schöne und motivierte Frau, die sich um Sonderaufgaben und strategische Projektplanung kümmert

Olli: der genie-artige Tec-Geek, der an Open Government für offene Innovation an gemeinsamen Lösungen mit Bürgerschaft, Wissenschaft und Wirtschaft arbeitet

Uwe: der fröhlich, sarkastische Schwule, der als Freelancer das Team unterstützt.  

Sie alle kennen sich, sind modern, engagiert, lachen viel und dem Zuschauer wird langsam klar, dass es noch ein Geheimnis zu lüften gibt, weil alles etwas zu perfekt ist.

Kurzum: mein erster Tag ist also total herzlich. Auf meinem Tisch liegt ein Block, auf dem handschriftlich “Herzlich Willkommen” steht, und schöne Broschüren zu Heidelberg. Man lacht. Kommuniziert über die Türen hinweg. Weiß voneinander Bescheid. Duzt sich. Redet schön und voller netter Worte über die anderen. Man macht sich kreative Geschenke. Julia trägt einen Jute-Beutel, den das Team Olli Rack zum Geburtstag designt haben. Auf dem Beutel steht “Rackete” und ein grafisches Bild von ihm ist abgedruckt.

Plötzlich wird es im Nebenraum lauter.

10.45h Die geheime Rose 1

Für Uwe wurde eine rote Rose von einem unbekannten Verehrer am Empfang im Rathaus abgegeben. Alle machen Witze und Uwe läuft rot an. Er weiß nicht, von wem die Rose ist.

Mittagessen und Mittelmaß

Zum Essen gehen Julia, Olli und ich in einen arabischen Imbiss. Bei Falafel und Tagesgericht unterhalten wir uns über Mittelmaß und wie schwierig es sein kann positiv in der Verwaltung aufzufallen, ohne gleichzeitig bei den Kollegen negativ aufzufallen.

14h Die geheime Rose 2

Eine Kollegin kommt zu uns dazu und sie hat Neuigkeiten: Im Max-Café war ein Tisch auch noch romantisch gedeckt. Langsam hat Uwe Angst, dass es sich um einen Stalker handelt.

Das Mind-Set der Bürokratie

Bei Iced-Cappuccino vom stylischen Stammlokal, bei dem jeder mit High 5 begrüßt wird, stellt Olli die Frage nach dem Mind-Set der Menschen, die in der Bürokratie arbeiten und ob dieses nicht per se Innovation erschwert. Natürlich entscheiden sich nicht die Kreativen, Freigeister und Erfinder für einen Job in der Verwaltung. Es sind Menschen, die Strukturen lieben, Regeln nicht hinterfragen, sondern schätzen, Handlungsanweisungen ernst nehmen und ein großes Sicherheitsbedürfnis haben. All diese Eigenschaften schreien nicht nach Veränderung.   

Karriere nach Vorschrift

Immer wieder stolpere ich heute über den Begriff DIENST NACH VORSCHRIFT und google ihn mal - denn in meiner Arbeitswelt und Realität als freischaffende Künstlerin gibt es das nicht. Dabei stoße ich auf einen Artikel auf welt.de:

Frust im Job ist weit verbreitet: Laut einer repräsentativen Befragung des Gallup Instituts fühlt sich rund jeder fünfte Arbeitnehmer (21 Prozent) seinem Arbeitgeber überhaupt nicht verbunden. Der Großteil (66) macht Dienst nach Vorschrift. Und bloß jeder Achte (13) ist im Job engagiert bei der Sache.

Die Karriereleitern sind im öffentlichen Dienst zwar vorgesehen, aber es gibt keine Abkürzungen dorthin. Für ein paar Jahre muss man auf einer Stelle bleiben, dann warten, bis etwas frei wird, und selbst wenn diese Stelle inhaltlich A11 bedeutet und du erst A8 bist, wirst du nur eine Gehaltsstufe höher gesetzt. Größere Verantwortung kommt mit Alter und Dienstzeit und selten durch das positive Hervortun durch Ideenkraft und Fleiß. Da zeichnet die Verwaltung ein anachronistisches Bild von sich selbst in unserer Zeit. Während in der freien Wirtschaft Junior-Chefs, Projektleitungen durch Ideengabe und Ergebnisse zählen, hinkt die Verwaltung selbst ihrem Tempo einen Schritt hinterher. Und doch merkt man in Heidelberg nichts davon. Irgendwas macht diese Stadt verdammt richtig.

15.55h Die geheime Rose 3

Zurück im Büro. Die Geschichte löst sich auf. Es handelt sich um einen kleinen aber feinen Rache-Witz von zwei Kolleginnen, über die sich Uwe am Wochenende lustig gemacht hat.

Witze und Wirklichkeit

Zum Abschluss des Tages erzählt noch jeder seinen Lieblings-Beamten-Witz und wir lachen herzlich. Mein Favorit:

Ein Krokodil bricht aus dem Zoo aus. Es versteckt sich in der Verwaltung und lebt dort ganz gut. Jeden Tag frisst es einen Beamten und es fällt nicht weiter auf. Nach zwei Wochen macht es einen Fehler. Wen hat es gefressen?

—> Die Putzfrau

Dann erzählt Julia, dass sogar ihr Neffe denkt, dass man im Rathaus nichts arbeiten muss und er deshalb sein 1-Tages-Schnupperpraktikum dort machen will. Erst lachen wir. Dann wird Julia ernster. Woher kommt sein Wissen? Wie lange werden wir noch ein Klischee in Geschichten reproduzieren, dass die Menschen in der Verwaltung in die Defensive drängt?

Werden wir das Geheimnis um Heidelberg lüften?

In Heidelberg merkt man von dieser Frustration und den Klischees nichts. Alle im Team sind klar ausgerichtet und empfinden ihre Arbeit als spannend und angenehm. Mein größtes Ziel ist es in meiner Zeit hier herauszufinden, warum das so ist. So können wir die Bürokratie retten. Was ist das Geheimnis von Heidelberg???

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